|
|
 |
 |
ПРИОБРЕТЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
|
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
 |
|
|
|
Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек
Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень
регулирования основных вопросов,
касающихся трудовой книжки
работника, предусматривает,
что трудовая книжка установленного
образца является основным
документом о трудовой деятельности
и трудовом стаже работника.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены
Правила ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября
2003 г. N 69 утверждена
новая Инструкция по заполнению
трудовых книжек.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы
по ведению, хранению, учету
и выдаче трудовых книжек
и вкладышей в них возлагается
на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
несет специально уполномоченное
лицо, назначаемое приказом
(распоряжением) работодателя.
В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации,
где штатным расписанием
не предусмотрена не только
кадровая служба, но и должность
специалиста по работе с
персоналом. Трудовые книжки
в такой организации могут
вести бухгалтеры, секретари,
менеджеры и другие работники,
совмещая эту работу с основной
деятельностью по трудовому
договору.
Пример
(применяется в небольших
организациях).
В крупных организациях,
имеющих в своей
структуре кадровые
службы, как правило,
вместо издания приказа
о назначении ответственного
за работу с трудовыми
книжками включают
соответствующую
информацию в должностные
инструкции работников
этой службы. Издание
дополнительного
приказа о назначении
такого работника
ответственным за
ведение трудовых
книжек представляется
излишним.
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы,
начинается с
момента их приема-передачи
в связи со сменой
работника, ответственного
за ведение кадрового
делопроизводства.
При этом составляется
акт по результатам
проверки фактического
наличия кадровой
документации, в
т. ч. трудовых книжек,
включая невостребованные
книжки уволенных
работников.
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться
о наличии в организации
запасных бланков
трудовых книжек
и вкладышей в них,
даже если в настоящий
момент они не требуются
для оформления впервые
поступающих на работу. |
|
|
Об обязательности
такого запаса бланков
говорится в п. 44
Правил: ''Работодатель
обязан постоянно
иметь в наличии
необходимое количество
бланков трудовой
книжки и вкладышей
в нее".
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков
трудовой книжки
и вкладыша в нее,
с указанием серии
и номера каждого
бланка согласно
п. 41 Правил должны
быть внесены в приходно-расходную
книгу по учету бланков
трудовой книжки
и вкладыша в нее.
Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении
Минтруда России
от 10.10.03 № 69
(приложение 2) форме,
включающей 12 граф.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира
данной учетной книги
установленной формы,
а также своевременность
и правильность ее
заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи
из бухгалтерии бланков
трудовых книжек
и вкладышей в них
лицу, ответственному
за их ведение.
Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы. |
По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии
бланков трудовой книжки
и вкладыша в нее.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии
с п. 47 Правил взимает с
него плату, размер которой
определяется расходами на
их приобретение. Плата за
оформленные трудовые книжки
и вкладыши в них не взимается
при массовой утрате работодателем
трудовых книжек работников
в результате чрезвычайных
ситуаций (п. 34) и в случае
неправильного первичного
заполнения трудовой книжки
или вкладыша в нее, а также
в случае их порчи не по
вине работника (п. 48).
Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания
платы? Несмотря на то, что
такой порядок работы с трудовыми
книжками не предусмотрен
в постановлении Правительства
РФ, его вполне можно практиковать,
включив в правила внутреннего
трудового распорядка организации.
Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые
книжки, предъявляемые работниками
при приеме на работу, должны
быть зарегистрированы в
книге учета движения трудовых
книжек и вкладышей в них
(приложение 3 к постановлению
Минтруда России от 10.10.03
№ 69).
Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них
Согласно п. 41 Правил, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в
них, а также приходно-расходная
книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее
должны быть пронумерованы,
прошнурованы, заверены подписью
руководителя организации
и скреплены сургучной печатью
или опломбированы. Необходимость
заверения этих книг для
исключения фальсификаций
в записях не вызывает сомнений,
однако применение сургучной
печати или пломб вызывает
определенные трудности и
неудобства при ведении названных
книг. Практика работы кадровых
служб показывает, что для
заверения учетных форм и
в кадровых службах, и в
бухгалтериях используют
оттиск мастичной печати
организации, что представляется
вполне оправданным.
Учет и хранение трудовых
книжек
Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение,
должно, прежде всего, принять
по соответствующему акту
трудовые книжки работников,
имеющиеся в наличии в кадровой
службе; проверить наличие
и правильность ведения книги
учета и движения трудовых
книжек и вкладышей в них;
проверить наличие и сохранность
трудовых книжек работников;
проверить наличие в организации
необходимого запаса бланков
трудовых книжек и вкладышей
в них.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от
текучести кадров и категориями
принимаемых на работу граждан
(например, прием на работу
выпускников школ и вузов,
которым трудовая книжка
должна быть оформлена впервые).
При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить
причины их отсутствия (прием
граждан на работу по трудовому
договору без трудовых книжек;
утрата трудовых книжек работников
по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать
комиссию, результаты работы которой оформляются актом
с указанием проведенных мероприятий.
Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:
Оформление трудовой книжки впервые
Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу
впервые, осуществляется
работодателем в присутствии
работника не позднее недельного
срока со дня приема на работу.
Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии
организации в установленном
порядке (п. 42 Правил).
До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от
22.12.03 № 117н Порядка
обеспечения работодателей
бланками трудовой книжки
и вкладыша в трудовую книжку,
встречаются случаи, когда
работник сам приносит в
кадровую службу бланк трудовой
книжки и просит его оформить.
Необходимо подчеркнуть, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником
утвержденным Порядком не
предусмотрено и является
прямым нарушением этого
Порядка. Совершенно очевидно,
что работники кадровых служб
не должны принимать к оформлению
бланки трудовых книжек,
приобретенные гражданами.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы
лишь те, заполненные бланки
книжек, которые перед этим
были внесены в приходно-расходную
книгу по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее
в бухгалтерии организации.
Это легко может быть проверено
при сравнении серий и номеров
бланков, значащихся в обеих
названных книгах.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых
книжек должностные лица
несут дисциплинарную, а
в предусмотренных законом
случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
установлено, что нарушение
законодательства о труде,
куда относится также нарушение
правил ведения трудовых
книжек, влечет наложение
административного штрафа
на должностных лиц в размере
от 5 до 50 минимальных размеров
оплаты труда.
ВАРИАНТ
Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»
(ООО «Рондо»)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель (подпись) А.А.Кузнецов
г. Москва
«20» апреля 2010. г.
АКТ № 5
о списании испорченных бланков
трудовых книжек
«20» апреля 2010 г.
Комиссия в составе:
главного бухгалтера Волковой Ирины Павловны,
начальника отдела кадров Шапкина Тимофея Олеговича,
кассира Яковлевой Марины Алексеевны,
назначенная приказом от 02 марта 2010 г. № 25,
составила настоящий акт в том, что за период с 01 апреля 2010 г. по 20 апреля 2010 г. были испорчены бланки трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку):
№
п/п |
Бланки трудовых книжек |
Причина порчи |
| Вид бланка |
Номер |
Серия |
| 1 |
Трудовая книжка |
8595467 |
РК |
Случайно порвана |
| 2 |
Вкладыш в трудовую книжку |
3425467 |
КВ |
Ошибка инспектора по кадрам |
в количестве двух штук, которые 20 апреля 2010 г. были уничтожены путем измельчения и подлежат списанию.
Председатель комиссии главный бухгалтер (подпись) И. П. Волкова
Члены комиссии: начальник одела кадров (подпись) Т.О. Шапкин
кассир (подпись) М.Л.Яковлева
«20» апреля 2010г.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ
РЕШАЮТ ВСЕ»
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
