Разработка положения о структурных подразделениях

* Документы кадровой службы
* локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия
* штатное расписание
* график отпусков
* график отпусков на следующий год - вопросы декабря, имеется еще время доработать!
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Положение о структурных подразделениях

   Многие современные государственные и негосударственные предприятия и организации разрабатывают в качестве организационного документа Положение о персонале, в котором помимо общих вопросов развития трудового коллектива могут рассматриваться и другие важные вопросы: повышение квалификации персонала; участие персонала в прибылях; правила делового общения персонала и т.д.
   Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия:
1. Место подразделения в организационной структуре.
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации.
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации.
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения.
   Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения.
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения.
Например, Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Структура и функции.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
5. Права и обязанности.
6. Ответственность.

  Раздел «Общие положения» определяет правовой статус структурного подразделения, закрепляет подчиненность отдела кадров конкретному должностному лицу.
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива.
  Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы.
  В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам.
  Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями.
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации.

Положения о структурных подразделениях

Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.
Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.

В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны:

• место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);

• какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);

• структура подразделения;

• непосредственный руководитель подразделения;

• основные задачи подразделения;

• функции, права, ответственность подразделения.

   Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, тщательно продумывайте содержание Положения о структурных подразделениях и составляйте его как можно более подробным.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации

Пример 1.

СТАНДАРТ

«Положения о структурных подразделениях»

1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к содержанию, а также общие правила разработки, принятия и регистрации, внесения изменений и пересмотра Положений о структурных подразделениях Общества (далее — Положений о подразделениях, Положений).
Настоящий стандарт применяют все подразделения Общества.
2. Назначение и статус Положений о подразделениях

1. Положение о подразделении - внутренний организационный документ, разрабатываемый с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения.
2. Положения о подразделениях являются составной частью документации Общества.
3. Положения о подразделениях являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений.
4. Положения о подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом.

Для подразделений, непосредственно подчиняющихся генеральному директору, Положения утверждаются приказом генерального директора. Для других подразделений Положения утверждаются директором, в компетенции которого в соответствии с утвержденной организационной структурой и распределением полномочий находятся данные подразделения
3. Общие требования к построению, содержанию и оформлению Положений о подразделениях.
3.1. Положения о подразделениях в общем случае включают следующие структурные элементы и разделы:

1. титульный лист;
2. наименование;
3. основное назначение;
4. нормативные основания деятельности;
5. структура подразделения;
6. функции подразделения и распределение ответственности;
7. взаимодействия;
8. материальное и информационное обеспечение;
9. обеспечение условий труда и безопасности персонала;
10. делопроизводство и конфиденциальность.

3.2. Состав и порядок расположения разделов Положения, наименования отдельных разделов могут быть изменены с учетом специфики подразделения.
3.3. В разделе «Основное назначение» указывают:

1. место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения);
2. подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение — непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.);
3. целевое назначение (основные задачи) подразделения;
4. порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).

3.4. В разделе «Нормативные основания деятельности» приводят перечень внешних и внутренних нормативных документов, в соответствии с которыми разработано данное Положение, 3.5. В разделе «Структура подразделения» в соответствии со спецификой подразделения указывают:

1. структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения;
2. порядок назначения на должность, снятия и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю — образование, стаж, квалификационную категорию);
3. основные задачи руководителя подразделения;
4. наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных задач подразделения (должностных обязанностей);
5. порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, утверждения должностных инструкций работников;
6. порядок формирования штата подразделения.

Структуру подразделения отражают:
текстовым способом — путем перечисления структурных единиц (подразделений либо групп работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных работников) и описания взаимосвязей между ними;
графическим способом —- в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные (сплошные линии) и, по возможности, функциональные (пунктирные линии) взаимосвязи между ними.
3.6. В разделе «Функции подразделения и распределение ответственности» отражают:
основные действия или виды работ, которые выполняет подразделение для решения поставленных перед ним основных задач;
распределение функций (обязанностей) и ответственности между работниками подразделения;
должностные обязанности, персональные права и ответственность руководите ля подразделения в соответствии с действующим законодательством (при необходимости).
Функции излагают в порядке значимости или очередности выполнения.
В Положениях о подразделениях, как правило, указывают, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
3.7. В разделе «Взаимодействия» описывают:
взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков;
периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей;
порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают:
внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.;
организацию учета и сохранности материальных ценностей;
порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.
3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство. При большом объеме номенклатуру дел приводят в приложении. При необходимости в данном разделе устанавливают виды информации (документов) конфиденциального характера, а также правила обращения с указанной информацией.
3.10 В разделе «Обеспечение условий труда и безопасности персонала» приводят правила поддержания санитарно-гигиенического состояния закрепленных за подразделением помещений и обеспечения безопасности работ либо ссылки на нормативные документы, устанавливающие данные правила, а также указывают ответственных должностных лиц.
4. Разработка, утверждение, введение в действие и регистрация Положений о подразделениях
4.1. Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.
4.2. Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.
4.3. Проект Положения о подразделении согласовывают с вышестоящим руководителем и заинтересованными должностными лицами. Согласование может осуществляться, например, с:
руководителями подразделений, с которыми взаимодействует данное подразделение;
начальником управления кадров;
начальником юридической службы.
Конкретный состав согласующих подразделений и должностных лиц определяет руководитель подразделения,
4.4. Ознакомление сотрудников подразделения с утвержденным Положением организует руководитель подразделения.
5. Изменение, пересмотр и отмена Положений о подразделениях
5.1. Изменения в Положения о подразделениях вносят руководители подразделений в следующих случаях:
при плановом пересмотре Положения;
при реорганизации, переименовании подразделения и изменении его подчиненности, а также изменении штатного расписания;
при изменении нормативных оснований деятельности;
по инициативе руководства и сотрудников подразделения с целью улучшения деятельности.
5.2. Порядок согласования изменений к Положениям аналогичен порядку согласования Положений. Срок внесения изменений — один месяц.
5.3. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения.
5.4. Плановый пересмотр Положений осуществляют руководители подразделений не реже одного раза в пять лет.
5.5. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции или ликвидации данного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационно - управленческие документы Общества.