* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении.
ООО «ТАЙНА» Отдел кадров Номенклатура дел 25.12.2008 г. № 3 Санкт - Петербург на 2009 г. |
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________М.М.Попов «___»________ 2008 г. |
|||
№ дела | Заголовок дела | Количество дел(томов) | Срок хранения и номер статьи по перечню | Примечание |
5.1 | Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников ООО «ТАЙНА» | Постоянно ст.16 | ||
5.2 | Руководящие нормативные документы по вопросам работы с кадрами (ТК РФ, приказы, постановления, указания Правительства РФ, Госстандарта России, Министерства труда и социального развития РФ, Госархива РФ) | До замены новыми | ||
5.3 | Штатные расписания организации, изменения к ним. | Постоянно ст.32а | ||
5.4 | Список (штатно-списочный состав) работников организации | Постоянно ст. 349 | ||
5.5 | Приказы по личному составу (прием на работу, повышение в должности, перемещение, увольнение) | 75 лет ст.6б | ||
5.6 | Приказы руководителя по основной деятельности. Копии (командировка, отпуск очередной, отпуск без сохранения з/платы, кратковременное замещение должностей, поощрения, наложение взысканий) | 5 лет ст.6а | ||
5.7 | Документы (основания) о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях или взысканиях | 1 год ст.356 | ||
5.8 | Личные дела сотрудников | 75 лет ст.337 | ||
5.9 | Личные карточки ф.Т-2 | 75 лет ст.339 | ||
5.10 | Книга учета выдачи трудовых книжек | 50 лет ст.526б | ||
5.11 | Подлинные личные документы(трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востребования ст. 342 | Не востребован. 50 лет | |
5.12 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ст.508 | ||
5.13 | Правила внутреннего трудового распорядка организации | 1 год после замены | ||
5.14 | Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка | 1 год | ||
5.15 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 5 лет | ||
5.16 | Журнал регистрации приказов по личному составу ( приема, перевода, увольнения) | 75 лет ст.508 | ||
5.17 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | 3 года | ||
5.18 | Документы (представления, положения характеристики и др.) об аттестации работников | 5 лет ст.360 | ||
5.19 | Журнал учета выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы) | 3 года ст.358ж | ||
5.20 | Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников | До замены новыми | ||
5.21 | Документы лиц не принятых на работу (резюме, анкеты, заявления) | 1 год | ||
5.22 | Документы (акты, справки) о проверке работы отдела кадров | 5 лет | ||
5.23 | Отчеты по работе с кадрами. Копии | До минования надобности | ||
5.24 | Акты приема-передачи при смене начальников отделов кадров | Постоянно | ||
5.25 | График отпусков сотрудников предприятия | 1 год ст.356 | ||
5.26 | Журнал учета командировочных удостоверений | 5 лет | ||
5.27 | Журнал учета отпусков | 3 года ст.358г | ||
5.28 | Журнал и карточки учета военнообязанных | 3 года после увольнения | ||
Начальник отдела кадров | Т.А. Иванова |
Вариант 2 номенклатуры дел (полный) |
Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения, ст по перечню | Примечание |
1. Организация управления | ||||
01-01 | Устав ЗАО «Сибирь»; нотариально заверенные копии уставных документов | Пост. ст. 13а | ||
01-02 | Приказы руководства по основной деятельности | Пост. ст. 6а | ||
01-03 | Учредительный договор | Пост. ст. 14 | ||
01-04 | Свидетельство о регистрации организации | Пост. ст. 15 | ||
01-05 | Структуры и схемы организации управления | Пост. ст. 18а | ||
01-06 | Штатное расписание организации | Пост. ст. 32а | ||
01-07 | Штатная расстановка | 75 л. ст. 34 | ||
01-08 | Должностные инструкции работников организации | Пост. ст. 35а | ||
01-09 | Протоколы совещаний у руководителя организации | Пост. ст. 5г | ||
01-10 | Протоколы собраний трудового коллектива организации | Пост. ст. 5д | ||
01-11 | Распоряжения руководства по текущим вопросам производственной деятельности | 5 лет ст. 6в | ||
01-12 | Должностные инструкции работников предприятия | Пост. ст. 35 а | ||
01-13 | Докладные записки сотрудников, представляемые руководству | 5летЭПК ст. 43 | ||
01-14 | Документы ревизий (акты, справки и др.) | Пост. ст. 49 | ||
01-15 | Решения местных органов власти и управления | До минования надобности ст. 1 | Относящиеся к деятельно сти организации — пост. | |
2. Документационное обеспечение управления | ||||
02-01 | Журнал регистрации исходящих документов | Згода ст. 726 | ||
02-02 | Журнал регистрации входящих документов | Згода ст. 726 | ||
02-03 | Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации | Пост. ст. 72а | ||
02-04 | Переписка (телеграммы, телексы, сообщения электронной почты, телефонограммы) | 5летЭПК ст. 41 | ||
02-05 | Номенклатура дел ООО «Сибирь» | Пост. ст. 67а | ||
02-06 | Инструкция по ведению делопроизводства | Пост. ст. 10 | ||
02-07 | Образцы основных видов документов предприятия (с трафаретными текстами) | До минования надобности | ||
02-08 | Документы по различным вопросам деятельности | До минования надобности | ||
3. Организация производственной деятельности | ||||
03-01 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
03-02 | Накладные на распространение буклетов (плат./бесплатн.) | 5 лет ст.150 | ||
03-03 | Накладные рекламодателей | Згода ст. 257 | ||
03-04 | Счета на подписку | 1год ст. 244 | ||
03-05 | Счета-фактуры на подписку | 5 лет ст. 150 | ||
03-06 | Счета-фактуры на реализацию | 5 лет ст. 150 | ||
03-07 | Договоры на реализацию | 5летЭПК ст. 391 | ||
03-08 | Договоры на экспедирование и доставку печатной продукции | 5 лет ст. 395 | ||
03-09 | Информация об изданиях (для внесения в подписные каталоги); график доставки журнала | До минования надобности | ||
3.1. Реклама | ||||
03-10 | Договоры на рекламные материалы (копии) | 5 лет ст. 256 | ||
03-11 | Информационные проспекты | До минования надобности | ||
03-12 | Каталоги (заявки) фирм-рекламодателей | До минования надобности | ||
03-13 | Статьи о проведенных рекламных кампаниях | 5 лет ЭПК | ||
03-14 | Итоговые документы по проведению выставок и экспозиций | 5 лет ЭПК | ||
4. Организация производственной деятельности/редакционный отдел | ||||
04-01 | Статьи для буклетов, полученные от авторов | До минования надобности | ||
04-02 | Переписка с партнерами по вопросам совместной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 224 | ||
5. Работа с кадрами | ||||
05-01 | Приказы о приеме на работу, увольнении, длительных командировках, премировании | 75 лет ЭПК ст. 336 | ||
05-02 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках | 5 лет ст. 343 ст. 352 | ||
05-03 | Книга учета трудовых книжек | 50 лет ст. 358е | ||
05-04 | Журнал учета командировок и выдачи командировочных удостоверений | 5 лет ст. 358з | ||
6. Учет и отчетность | ||||
06-01 | Годовые отчеты по основным видам деятельности | Пост. ст. 1356 | ||
06-02 | Лицевые счета по заработной плате | 75летЭПК ст. 153 | ||
06-03 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 5 лет ст. 199г | ||
06-04 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Пост. ст. 1356 | ||
06-05 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 5 лет ст. 135в | ||
06-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. (Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премии в том числе) | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-07 | Банковские документы, фиксирующие хозяйственные операции | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-08 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 5 лет ст. 152 | ||
06-09 | Квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 5 лет ст. 150 | ||
06-10 | Авансовые отчеты | 5 лет ст. 150 | ||
06-11 | Главная книга | 5 лет ст. 148 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-12 | Кассовая книга | 5 лет ст. 193д | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-13 | Оборотные ведомости | 5 лет ст. 168 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-14 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности | Пост. ст. 49 | ||
06-15 | Инвентарные карточки | 5 лет ст. 192 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-16 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированных) | 5 лет ст. 155 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-17 | Гарантийные письма | 5 лет ст. 158 | ||
06-18 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 5 лет ст. 193 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-19 | Книга регистрации листков нетрудоспособности, листки нетрудоспособности, документы об оплате листков нетрудоспособности | 5 лет ст. 475, ст. 476 | ||
06-20 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | 5летЭПК ст. 113 | ||
06-21 | Акты проверки кассы | 5 лет ст. 145 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
06-22 | Акты приема-сдачи выполненных работ | 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) ст. 188 | ||
06-23 | Хозяйственные договоры | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
06-24 | Трудовые соглашения на проведение разовых работ | 5 лет ЭПК ст. 186 | После истечения срока действия договора | |
06-25 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет ст. 189 | После увольнения материально ответственного лица | |
06-26 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности ст. 190 | ||
06-27 | Акты сдачи/получения дел при увольнении | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
7. Финансирование | ||||
07-02 | Квартальный финансовый план | 5 лет (при отсутствии годового — постоянно) ст. 105в | ||
07-03 | Документы об изменении финансовых планов | 5лет ЭПК ст. 107 | ||
07-04 | Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов | Пост. ст. 112а | ||
07-05 | Годовой и квартальный кассовые планы | 5 лет ст. 132а Згода ст. 1326 |
||
07-06 | Отчеты по кассовому плану | 5 лет ст. 133 | ||
07-07 07-08 | Кассовые заявки Месячные ведомости |
5 лет ст. 155 | ||
07-09 | Ежедневные приходно-расходные кассовые ордера и отчеты кассира | 5 лет ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | |
|
||||