организация кадровой работы

Практические варианты оформления кадровой документации

 делопроизводство
         

РАБОТА ОТДЕЛА КАДРОВ

 
   
РЕКОМЕНДУЕМ

Рекомендации по оформлению кадровой документации

 

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

 

Оформление документов

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, также допускается центрировать каждую строку реквизита «Адрес» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и имя, отчество получателя, затем почтовый адрес,

Например:

Абрамову Олегу Павловичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г.Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа одновременно организации и физическому лицу («в копии») адрес следует оформить по примеру:
УВД Московского района
г. Санкт – Петербурга
Начальнику управления
С.М.Титову
Свиридову Петру Алексеевичу
ул. Портовая, д.82, кв.17
г.Ломоносов
Ленинградская обл., 196754
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Утверждение документа – это особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документ может утверждаться двумя способами:
• должностным лицом (должностными лицами);
• специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Алые паруса»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»
Личная подпись И.С.Сергеев
12.01.2011
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например

УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 15.09.2010 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
правления банка
от 01.02.2011 № 12
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы, передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).
Договоры (о производстве работ, материально техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.)
Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.)
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.)
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.)
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д.)
Планы( производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.)
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании, повышении квалификации и т.д.)
Программы (проведения работ и мероприятий; обучения и т. д.)
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.)
Стандарты государственные, отраслевые, технические условия.
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организации.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Резолюция.
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А. В.
Никитину П. С.
Прошу подготовить проект
Договора с фирмой «Гермес»
к 21.01.2011
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), чего (кого)?
Например: приказ о создании аттестационной комиссии; должностная инструкция ведущего конструктора.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой части указывают причины, основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать лишь заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
• наименование документа;
• наименование организации — автора документа;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

Например:

Приложения.
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л в1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается с абзаца от левого поля документа через три интервала.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.




 
 
ПОСЕТИТЕ НАШ ФОРУМ «КАДРЫ РЕШАЮТ ВСЕ»
ПОЛОЖЕНИЯ
   
   
 
РАЗНОЕ
  Rambler's Top100   Яндекс цитирования