* Делопроизводство. Приказы 
* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
Приказы по основной деятельности,имеющие произвольную форму
Нормативная база
Типичные ошибки в приказах
Варианты приказов об отмене ранее изданных приказов
* Документы воинского учета
Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ - акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Иначе говоря, приказ – это правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем предприятия (организации, учреждения) в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач, регламентирующий действия его подчиненных по какому-либо направлению (одному или нескольким вопросам) повседневной деятельности. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения. Следует подчеркнуть, что приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости воздействия на события в приказной (распорядительной) форме, в том числе для регламентации текущей и перспективной деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов. В соответствии с действующей классификацией к группе распорядительных (организационно - распорядительных) управленческих документов относится также распоряжение. Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя предприятия его заместителем (помощником) и регламентирующее действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности. Распоряжения издаются преимущественно по отдельным вопросам повседневной деятельности предприятия (организации, учреждения) – как правило, либо носящим оперативный (неотложный) характер, либо касающимся организации исполнения соответствующих приказов.
Основания для классификации приказов
В практике управленческой деятельности принято приказы по основной деятельности отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основной деятельности хранятся постоянно. В негосударственных организациях приказы по основной деятельности хранятся до ликвидации организации или не менее 10 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003; пункт 2.4 Указаний по применению перечня, ст. 6), а приказы по личному составу - 75 лет, а также то, что для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты), обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности.Учитывая это обстоятельство, хотелось обратить внимание на оформление приказов по основной деятельности, для которых нет унифицированных форм, а потому можно считать, что они составляются в свободной форме, насколько это понятие - свободная форма - можно применять к документу.
В основу классификации приказов и распоряжений может быть положено функциональное назначение организационно-распорядительных документов предприятия (организации, учреждения).
- В соответствии с функциональным назначением различают:
- - приказы по вопросам повседневной (основной ) деятельности предприятия;
- - приказы по внезапно возникающим вопросам деятельности предприятия;
- - приказы по персоналу (кадрам) предприятия.
- В группе приказов по вопросам повседневной (основной ) деятельности следует выделить:
- - приказы об утверждении(введении в действие) и (или) приведении в соответствие с законодательством нормативно-методических документов и локальных актов предприятия, а также об их отмене (внесении изменений в соответствующие документы и акты);
- - приказы о создании (формировании, реформировании, реорганизации, ликвидации) структурных подразделений и совещательных органов предприятия;
- - приказы о подготовке предприятия к работе в особый период и проведении соответствующих подготовительных мероприятий;
- - приказы по вопросам организации надлежащего обеспечения деятельности предприятия (по видам обеспечения);
- - приказы по отдельным вопросам организации управленческой деятельности предприятия.
- В группе приказов по внезапно возникающим вопросам деятельности предприятия следует выделить:
- - приказы об организации на предприятии ликвидационных (реорганизационных) мероприятий, а также мероприятий, обусловленных производственной необходимостью;
- - приказы об организации расследований;
- - приказы об итогах внеплановых проверок состояния деятельности предприятия компетентными органами;
- - приказы о формировании совещательных органов в целях урегулирования трудовых споров;
- - приказы об отстранения работников от работы.
- В группе приказов по персоналу (кадрам) предприятия следует выделить:
- - приказы по основным вопросам управления персоналом (прием на работу, перемещение в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление в командировку, поощрение, прекращение действия трудового договора);
- - приказы по прочим вопросам управления персоналом (о привлечении к ответственности, о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном исполнении обязанностей и т.д.);
- - приказы об отмене ранее изданных приказов по персоналу (внесение в соответствующие приказы изменений).
Нормативная база
Единственным нормативным документом, устанавливающим порядок и правила подготовки приказов, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Типовая инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления приказов. В приложениях 5-6 к инструкции приведены образцы оформления приказов. И хотя Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, другие органы власти, а также многие государственные и негосударственные организации используют положения Типовой инструкции в собственных инструкциях по делопроизводству.Оформление организационно-распорядительных документов в настоящее время осуществляется с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные. Они могут быть использованы при разработке Инструкции по делопроизводству, единых правил работы с документами в любой организации, как бы она ни была мала.
Организация работы с приказами и распоряжениями предусматривает:
- подготовку проектов приказов и распоряжений;
- оперативное хранение приказов и документов, а по истечении сроков оперативного хранения – их подготовку к передаче в архив или к уничтожению.
- 1. Подготовка приказов и распоряжений предполагает:
- - подготовку предварительного варианта текста документа;
- - редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
- - согласование уточненного варианта текста документа;
- -оформление окончательного варианта текста документа;
- - утверждение (подписание) документа;
- - регистрация документа;
- - тиражирование документа;
- - передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
- - помещение контрольного экземпляра документа в дело.
- Для подготовки предварительного варианта текста приказа, как правило, используются:
- - типовые (унифицированные) тексты, разработанные в организации для подготовки данного вида документов;
- - материалы служебно-деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;
- - положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей тему документа, в правовом отношении;
- - требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности организации (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.
Редактирование и корректирование предварительного варианта текста приказа производится с целью уточнения его структуры и содержания, а также выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.
- По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:
- - уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
- - уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;
- - из текста изымаются повторы и длинноты;
- - в текст включаются дополнительные фрагменты текста, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;
- - обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;
- - обеспечивается стилистическое единообразие текста документа.
Проект приказа, оформленный надлежащим образом, представляется руководителю предприятия (иному лицу, уполномоченному подписывать подобные документы) исполнителем либо работником секретариата предприятия.
Подписанный документ передается на регистрацию. Зарегистрированный установленным порядком приказ (распоряжение) при необходимости передается исполнителем на тиражирование. После этого производится передача рабочих экземпляров (копий) документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр приказа (распоряжения) помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.
Типичные ошибки в приказах.
Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Перейти далее